Tips para evitar errores con la facturación 3.3
Después de la actualización al formato de facturación 3.3, todos los emisores deben estar más atentos al procedimiento que realizan, ya que aunque Microsip está actualizado con todas las nuevas disposiciones del SAT para ayudar al cumplimiento de las obligaciones fiscales, el personal de tu empresa necesita estar preparado para evitar equivocaciones, pues siempre es un humano el que tiene que ingresar los datos necesarios para emitir facturas.
Recuerda que algunas características de la factura 3.3 son las más de 40 validaciones que el SAT ha aplicado para tener un mayor control de la información que se ingresa. Para no tener facturas incorrectas, el emisor debe adaptarse a nuevos procedimientos, y aunque las penalizaciones no han comenzado, se prevé que empiecen pronto.
Como ya sabes, la facturación 3.3 debe responder a preguntas como “¿qué, cómo, cuándo, dónde, cuánto, a quién y por qué se factura?”. Éstas son prácticas que ya debes estar haciendo:
1.- Especificar el uso del CFDI.
En total hay 21 claves para seleccionar y el cliente debe proporcionar la información.
2.- Pedir sólo el RFC.
Ya no es necesario pedir más datos que el RFC, el correo electrónico es una opción para que los clientes reciban la factura si lo desean.
3.- Registrar el tipo de pago correcto.
Ahora se debe hacer distinción de pago en efectivo, cheque o transferencia electrónica, también es obligatorio usar la clave de la moneda usada para hacer el pago (MXN o USD) y especificar el lugar de emisión.
4.- Relacionar el artículo vendido con su clave.
El SAT publicó catálogos con más de 50,000 productos y servicios, de entre los cuales se debe seleccionar el que coincida con el rubro de cada negocio.
El seguimiento es lo importante
Seguramente ya sabes todas las novedades de esta facturación, pero eso no basta: es necesario mantener el nuevo ritmo y educar a tu personal para evitar caer en errores humanos. Éstos son algunos puntos y tips que debes considerar:
*Ingresa productos nuevos tomando en cuenta la nueva categorización. Puede que en inicio no lo hayas hecho “para salir del paso”, pero si lo haces desde un inicio evitarás trabajar doble y errores. Lo mejor es que el encargado de compras y contabilidad estén en comunicación para aprobar la relación de los productos, para ello es útil que establezcas un proceso interno.
*¡No olvides las unidades de medida! Recuerda que el catálogo incluye rubros como pieza, unidad de servicio, kilogramo, metro, litro, etc. Especifica el correcto y revisa que todos los códigos sean correctos.
*Trata de evitar cancelaciones de facturas. Las cancelaciones son complicadas.
*Considera ya al CFDI con complemento de pago. Hoy no es obligatorio, pero a partir del 1º de septiembre de 2018 lo será para todas las operaciones que se paguen en parcialidades. Intégralo de una vez.
*Pregúntale a tus clientes el uso que dará a su factura. Recuérdales que esto no es con afán de incomodarlo, sino que es un pedimento de la autoridad fiscal.
*No caigas en omisiones: Recuerda que en tus facturas debes considerar rubros como forma de pago, país (si tu producto viene del extranjero), aduana, número de pedimento, patente aduanal (si corresponde), código postal, etc.
*Mantente pendiente de las actualizaciones. Tu sistema Microsip ya está actualizado, pero en el futuro la autoridad hará más cambios. Aprovecha la información confiable que tus productos Microsip te proporcionan para trabajar de la mano con tu contador: con ambos esfuerzos combinados, la versión 3.3 de facturación no será un tope en tu camino. Apóyate de los productos Punto de Venta, Ventas y Cuentas por Cobrar para cumplir de forma eficaz con estas obligaciones.
Si tienes dudas,consultanos para conocer todos los beneficios para tu empresa.
